Apollo Webdesign
Projekt besprechen

KI-Automatisierung

Abläufe, die sich von selbst erledigen

Wiederkehrende Handgriffe kosten dich jede Woche Stunden. Wir bauen dir Systeme, die sie übernehmen: zuverlässig, nachvollziehbar und ohne dass du Technik lernen musst.

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Anwendungsfälle

Was sich bei dir automatisieren lässt

Vier Situationen, die wir in fast jedem kleinen Betrieb antreffen. Die Abläufe ähneln sich mehr, als man denkt.

  • Anfragen vorsortieren und beantworten

    Ein Anfrage-Assistent sortiert vor, was per Formular, E-Mail oder Telefonnotiz reinkommt, und beantwortet die häufigsten Fragen sofort. Was rausgeht, entscheidest du.

  • Angebote und Rechnungen im Fluss

    Vom angenommenen Angebot bis zur Rechnung sind es oft fünf Handgriffe in drei Programmen. Wir verbinden diese Schritte: Du prüfst nur noch, statt abzutippen.

  • Terminkoordination ohne Ping-Pong

    Das Hin und Her bis zum passenden Termin entfällt: Deine Kunden buchen direkt in deine freien Fenster. Erinnerungen gehen von allein raus, und sagt jemand ab, wird der Platz nachbesetzt statt leer zu bleiben.

  • Papier wird zu Daten

    Lieferschein, Beleg oder handgeschriebene Notiz: Abfotografieren reicht. Der Inhalt landet geordnet in deiner Buchhaltung oder Kundenakte, statt als Zettelstapel auf den Feierabend zu warten.

Dein Ablauf ist nicht dabei? Genau dafür gibt es den Potenzial-Check.

Aufgeschlagenes Notizbuch mit Stift und dampfender Kaffeetasse auf einem Schreibtisch im warmen Licht

Unsere Haltung

Keine Technik um der Technik willen

Wir automatisieren nicht alles, was geht, sondern das, was dich wirklich Zeit kostet. Du behältst die Kontrolle: Was nach außen geht, gibst du frei, und wo ein persönliches Wort den Unterschied macht, bleibt es persönlich.

Datenschutz von Anfang an

Wir klären vor dem Start, welche Daten wohin fließen, und setzen wo möglich auf europäische oder selbst betriebene Lösungen. Das ist bei uns kein Zusatzpaket, sondern Teil des Bauplans.

Aus der Praxis

So arbeiten wir selbst

Diese Automatisierungen und viele mehr laufen bei Apollo im Alltag mit:

  • Automatische Bildgenerierung

    Vorher
    Bilddatenbanken durchsuchen, Lizenzen prüfen und Kompromisse beim Motiv eingehen.
    Jetzt
    Unsere Bilder entstehen im eigenen KI-Bild-Ablauf und werden angepasst statt neu gekauft.
    Bringt
    Passgenaue Bilder statt Stock-Kompromisse, konsistent und ohne langwieriges Prompten.

  • Umfangreiche Branchen-Recherche

    Vorher
    Einen Markt verstehen hieß, sich durch Dutzende Websites zu klicken und von Hand Informationen zu sammeln.
    Jetzt
    Strukturierte Recherchen laufen automatisiert durch und liefern sauber sortierte Ergebnisse.
    Bringt
    Ein belastbarer Überblick in wenigen Minuten statt stundenlanges Zusammensuchen.

  • Website-Änderungen per Sprachnachricht

    Vorher
    Eine Textänderung lief über die klassischen Pflege-Umwege: einloggen, suchen, ändern, kontrollieren.
    Jetzt
    Eine Sprachnachricht an unser KI-Werkzeug.
    Bringt
    Änderungswünsche schneller erledigt, Kunden warten nicht.

Genau so gehen wir auch bei dir vor: erst der Ablauf, dann das System.

So läuft es ab

Erst verstehen, dann bauen

  1. Prozess-Analyse

    Wir schauen uns gemeinsam an, wie du heute arbeitest und welche Handgriffe sich wiederholen. Daraus entsteht eine kurze Liste der Abläufe, bei denen Automatisierung am meisten bringt.

  2. Pilot-Automatisierung

    Wir starten mit genau einem Ablauf, der dir spürbar Zeit zurückgibt, zum festen Preis. Wir richten ihn ein und begleiten die ersten Wochen, bis er rund läuft.

  3. Betrieb

    Wir beobachten, justieren nach und erweitern Schritt für Schritt, wenn du mehr willst. Keine Blackbox, sondern ein System, das du verstehst.

Umsetzung

Zwei Wege zu deiner Automatisierung

Je nach Aufgabe und Team passt ein anderer Weg. Oft ist es eine Mischung.

  • Fertige Automatisierungen mit n8n

    n8n ist ein Werkzeug, das deine Programme miteinander verbindet und Abläufe nach festen Regeln ausführt. Wir bauen diese Abläufe für dich und richten sie ein. Auf Wunsch läuft n8n auf einem eigenen Server: Deine Daten bleiben dann dort, wo du sie haben willst.

  • Eine eigene KI-Arbeitsumgebung

    Manche Aufgaben brauchen kein festes Regelwerk, sondern ein Werkzeug, mit dem dein Team selbst arbeitet. Dafür richten wir dir eine eigene KI-Arbeitsumgebung ein, zum Beispiel mit Claude Code und VS Code. Wir passen sie an deine Arbeit an und arbeiten dein Team ein, bis es sicher damit umgeht.

Welcher Weg zu dir passt, zeigt sich in der Prozess-Analyse.

Zum Potenzial-Check

Investition

Ein fester Preis für den Einstieg

Ein sinnvoller Einstieg in die Automatisierung muss kein Großprojekt sein. Der Pilot ist bewusst so geschnitten, dass er auch mit überschaubarem Budget geht: genau ein Ablauf, sauber gebaut, zum Festpreis ab 500 €. Den genauen Umfang legen wir nach der Prozess-Analyse gemeinsam fest, du kennst die Investition also, bevor gebaut wird.

Alles Weitere richtet sich nach dem Wert, den eine Automatisierung für dich schafft, nicht nach Stunden. Und was sich für dich nicht rechnet, bauen wir nicht.

Eine Beispielrechnung

Vorsichtig gerechnet an einem typischen Ablauf:

Anfragen beantworten und Termine koordinieren
3 Stunden pro Woche
Bei 45 € pro Stunde
rund 540 € im Monat
Ein System übernimmt die Hälfte
rund 270 € im Monat
Dem gegenüber: der Pilot
einmalig ab 500 €

Beispielzahlen, bewusst vorsichtig angesetzt. Im Potenzial-Check rechnen wir mit deinen.

Kostenloser Einstieg

Der KI-Potenzial-Check

20 bis 30 Minuten, in denen wir gemeinsam auf deine Abläufe schauen. Am Ende weißt du, wo Automatisierung bei dir ansetzt und wo sie sich nicht lohnt.

  • 20 bis 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich
  • Ein gemeinsamer Blick auf deine Abläufe und Programme
  • Ergebnis: 2 bis 3 konkrete Automatisierungs-Kandidaten
Potenzial-Check anfragen

Wir melden uns innerhalb von 1 bis 2 Werktagen bei dir.

Häufige Fragen

Was du über KI-Automatisierung wissen solltest

Brauche ich dafür eine neue Website?

Nein. KI-Automatisierung setzt an deinen bestehenden Abläufen und Programmen an. Wenn deine Website später mitspielen soll, lässt sich das ergänzen.

Muss ich mich mit Technik auskennen?

Nein. Wir richten alles ein, erklären dir in normaler Sprache, was passiert, und übergeben dir ein System, das du bedienen kannst. Für Änderungen rufst du uns einfach an.

Was passiert mit meinen Daten?

Bevor etwas läuft, klären wir gemeinsam, welche Daten wohin fließen und welche das System gar nicht erst braucht. Was wo verarbeitet wird, bekommst du dokumentiert.

Ist das mit der DSGVO vereinbar?

Ja, wenn man es richtig aufsetzt, und genau so bauen wir: wo möglich europäische oder selbst betriebene Lösungen, und wo Dienste Daten für dich verarbeiten, gehören Verträge zur Auftragsverarbeitung dazu. Personenbezogene Daten werden anonymisiert übergeben.

Funktioniert das mit meinen bestehenden Programmen?

In den meisten Fällen ja, viele Programme lassen sich heute miteinander verbinden. Ob deine dabei sind, prüfen wir im Potenzial-Check.

Schreibt dann eine Maschine mit meinen Kunden?

Nur dort, wo es passt, und nur so, wie du es freigibst. Standardantworten kann ein Assistent zuverlässig übernehmen, alles mit Fingerspitzengefühl bleibt bei dir.

Was kostet KI-Automatisierung?

Der Pilot startet ab 500 € zum festen Preis, den genauen Umfang legen wir nach der Prozess-Analyse fest. Danach richtet sich der Preis nach dem Wert, den eine Automatisierung für dich schafft, nicht nach Stunden. Ob sich ein Ablauf überhaupt rechnet, sagen wir dir ehrlich im Potenzial-Check.